C’est en rédigeant un article sur les indicateurs de performance KPI que nous avons eu l’idée de creuser plus en profondeur les différents critères qui caractérisent les KPI actionnables, c'est-à-dire celles qui concourent activement au contrôle et à l’amélioration continue d’une organisation.

En effet, cette série entre en droite ligne dans l’esprit qui anime ce blog : clarifier les concepts parfois opaques liés à la Business Intelligence et à la Datavisualisation par des articles accessibles, illustrés d’exemples parlants, et qui reflètent nos propres effets d’expérience.

Ainsi, nous vous proposons une série de cinq articles pragmatiques qui présentent les bons réflexes qui sont selon nous indispensables pour évaluer une KPI au-delà des idées reçues sur la question.

Nous y aborderons des points fondamentaux qui vous permettront de comprendre pourquoi une KPI efficace doit être associée à un objectif précis, la dimension incitative de la KPI au sein de l'organisationla nécessaire légitimité qu'une KPI doit acquérir, l'importance du temps réel pour alimenter la KPI, et enfin le rôle de la KPI dans le partage de l'information au sein de l'entreprise.

Commençons immédiatement par une première question qu'il est essentiel de se poser pour évaluer la pertinence d'une KPI : cette KPI est-elle associée à un objectif clairement défini ?

 

kpi

 

Pourquoi est-il est important d'associer une KPI a un objectif claire?

Ce sont les objectifs que vous vous assignez qui orientent la mesure de la performance. En effet, l'indicateur de performance KPI doit  être en relation étroite avec l'activité et ses objectifs pour canaliser au mieux les actions qui visent à atteindre les buts recherchés. 

Exprimons-le plus simplement :

  • Si vous souhaitez prendre la route avec votre véhicule, consulter les taux de retard des trains de grandes lignes ne vous sera pas d’une grande utilité pour arriver à destination à l’heure que vous vous êtes fixée.
  •  En effet, si cette KPI est relative aux déplacements vers une destination, elle est en revanche totalement décorrélée des moyens que vous mettez en œuvre (faire le trajet en voiture) pour atteindre votre objectif (arriver à destination à une heure précise).
  •  Son observation n’est donc pas pertinente, et les informations qu’elle communique ne sont pas actionnables.

 

Vous l’avez compris, la KPI doit être avant tout choisie en accord avec la stratégie déployée pour atteindre des objectifs définis.

 

Cependant, nous considérons qu’il ne faut pas s’arrêter à ce niveau de compréhension car la KPI est également un élément de communication au sein d’une organisation et il est primordial de la lier aux besoins spécifiques du terrain et même avec les habitudes de travail des équipes.

Prenons un exemple (un peu bête)

  • Imaginez-vous au volant d'une voiture dont le tableau de bord ne comporte qu'une seule indication : votre vitesse.
  • Si votre objectif est de rouler cheveux au vent sur un circuit de course cet indicateur est bien entendu suffisant.
  • En revanche, si votre objectif est de prendre l’autoroute et d'arriver à destination, sans indicateur du niveau de carburant vous risquez d'être en panne de carburant sans avoir pu pouvoir l'anticiper.
  • Il manque donc une KPI essentielle par rapport à l’objectif que vous souhaitez atteindre.

 

Cet exemple - définitivement un peu bête - a cependant le mérite de soulever un point essentiel : si les équipes ont pris des habitudes de terrain (ici rouler sur un circuit fermé), une évolution de la stratégie (ici prendre la route) va impliquer de les outiller avec de nouveaux indicateurs adaptés (ici la jauge d’essence) qu’ils n’ont pas encore le réflexe de suivre.

Il sera donc essentiel d’expliquer le bien fondé de cette nouvelle KPI (son apport) et son incidence sur le pilotage des activités (les nouveaux réflexes à acquérir).

 

C’est dans cette logique, et avec le souci de rendre la communication autour des KPI plus fluide, qu’un bon indicateur est souvent associé à des objectifs dits SMART.

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Pourquoi associer des KPI a des objectifs SMART?

Cette méthode de management (initiée dés 1954) permet d’associer des objectifs quanti / quali à une période de temps, dans le but de mieux piloter les performances. Or pour déterminer ces objectifs, l’idée géniale de F.Drucker, initiateur de la méthode, a été de prendre en compte … les travailleurs, c’est-à-dire le terrain.

On le comprendra facilement, l’efficacité des indicateurs SMART est très fortement conditionnée par la précision des objectifs qui y sont associés. Un objectif flou est forcément complexe à suivre et il est quasiment impossible de savoir s’il a été atteint.

Il est donc souvent pertinent de prendre le temps nécessaire avec les équipes terrain pour bien formuler l’objectif à poursuivre afin de garantir sa précision et y associer les KPI de suivi les plus efficaces possibles.

 

Point intéressant, une approche SMART fonctionne dans les deux sens :

  • Dans un sens : une approche SMART est une méthode pragmatique pour affiner des objectifs et en déduire des KPI.
  • Dans l’autre sens : une approche SMART permet aussi d’évaluer une KPI pour s’assurer qu’elle correspond effectivement aux buts poursuivis.

 

Dans une logique SMART, on pourra par exemple étudier une KPI à travers les questions suivantes :

  • Simple: cette KPI est-elle facile à comprendre ?
  • Mesurable: cette KPI est-elle facile à mesurer ?
  • Atteignable: cette KPI est-elle influençable par nos actions ?
  • focalisée sur les Résultats: cette KPI soutient-elle nos objectifs stratégiques ?
  • définie dans le Temps: cette KPI peut-elle être mesurée au moment souhaité ?

Dans le prochain article de cette série nous nous attarderons plus spécifiquement sur le rôle incitatif que doit avoir une KPI, c’est-à-dire sur sa capacité à déclencher une réaction.

 Datavisualisation avec Reeport

Écrit par Tomasz Stachorko le 8 October 2018.

A propos de l'auteur

Dataviz, KPI, Dashboards, ... Aucun autre animal n'a été maltraité ou blessé durant la rédaction de mes articles.

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