Dans ce dernier article d’une série de cinq, nous concluons notre étude de ce qui caractérise une KPI efficace.

Nous avons vu au fil des articles de cette série qu'une KPI efficace doit être associée à un objectif précis, que la dimension incitative de la KPI au sein de l'organisation est essentielle,  et que la KPI doit être nécessairement légitime.

Dans l’article précédent nous avons vu qu’une bonne KPI est un indicateur qui délivre une information en temps réel, à savoir une information lisible et pensée pour susciter la réaction la plus rapide possible chez son lecteur. En effet, associer une KPI à des données disponibles « en temps réel » n’est pas suffisant car il faut bien entendu des êtres humains pour lire, comprendre et réagir à ces indicateurs.

Ce dernier article aborde un dernier point crucial pour qu’une KPI soit réellement efficace : elle doit partager l’information en établissant un langage commun dans toute l’organisation.

partage de kpi

Une KPI efficace est un élément de langage commun

Au sein d’une organisation le partage de l’information permet d’aligner tout le monde vers un même but. Cette information partagée alimente les conversations autour des actions et des résultats, et elle rend les échanges plus concrets donc plus actionnables.

Mieux, le partage de l’information est un outil pour accompagner les équipes dans l’atteinte de leurs prochains objectifs et permet de responsabiliser les collaborateurs en leur permettant de suivre l’impact de leurs actions.

En somme, l’information partagée permet d'établir la confiance au sein de l'entreprise.

 Vu sous cet angle, un bon indicateur KPI doit être notamment choisi pour sa capacité à porter l’information, réduire l’incertitude des comportements, et renforcer les initiatives et la bonne volonté de chaque collaborateur.

Ainsi, partager l’information ce n’est pas simplement faire du beau, agréable à l’œil, c’est faire de l’utile qui participe aux discussions.

Deux écoles, aux positions diamétralement opposées, vous permettent d’aborder ce partage de l’information. 

Première approche pour une KPI qui partage l’information : le « Design First, Data Second »

 

Le “Design First, Data Second” capitalise sur les attentes utilisateurs.

Dans cette approche les rapports, tableaux de bords et indicateurs sont dessinés par les utilisateurs, puis le rendu est développé pour correspondre au mieux à l’esprit graphique souhaité.

En ce sens les préoccupations tournent autour du visuel, qui prime sur les réflexions liées aux données qui alimentent les indicateurs.

Le « Design First, Data Second » permet de projeter son utilisateur et de prendre des retours immédiats sans avoir investi trop de temps sur les problématiques de données. Il autorise donc un gain de temps considérable grâce à la capacité d’itérer des approches visuelles sans avoir investi de temps dans la structuration des données.

Dans cette approche, on part donc du postulat que l’utilisateur des reportings et des dashboards a une idée très précise de ce que sont de bons indicateurs KPI et qu’il exprime des attentes qui répondent avec certitude à ses besoins actuels et à venir.

 

Dans des activités simples, liées à des environnements concurrentiels stables, cette logique est pragmatique et efficace. Cependant la principale critique du « Design First, Data Second » tient à ce que ces conditions sont rarement réunies.

 

En effet, s’il est focalisé sur le « faire beau », l’utilisateur tend à écarter de ses réflexions la recherche d’informations différenciantes à afficher.

Ce sont pourtant ces insights différenciants qui donnent toute leur valeur aux rapports et tableaux de bord en révélant des informations jusque-là cachées et qui une fois révélées autoriseront des plans d’actions qui n’avaient jamais été envisagés jusqu’alors.

En ce sens, ne pas placer les insights différenciants au cœur de la démarche revient à prétendre déjà connaitre toutes les réponses quelques soient les questions posées hier, aujourd’hui et demain.

 

Au volant de mon bolide

  • Imaginez-vous au volant d'une voiture dont le tableau de bord ne comporte qu'une seule indication : votre vitesse. Cette voiture aura été conçue pour rouler sur un circuit fermé.
  • Imaginez également que le tableau de bord du véhicule a été défini par des utilisateurs dans une approche "Design First, data second".
  • Uniquement intéressés par leur vitesse sur un circuit, ses utilisateurs se sont focalisés sur cet unique indicateur.
  • Ce tableau de bord répond donc effectivement à leur besoin principal dans un contexte bien spécifique.

A travers cet exemple vous comprenez qu’en raison de cette démarche « Design First, Data Second » des KPI importantes ont été occultées.

Il manque des indicateurs complémentaires (comme une jauge d'essence qui permet de ne pas tomber en panne d’essence) ou des insights différenciants (comme le compte-tours qui permet de piloter plus précisément le rendement du moteur).

  • Le compteur de vitesse conçu par les utilisateurs, bien que très réussi, limite l’efficacité du tableau de bord à un seul contexte.
  • Par exemple, ce tableau de bord serait insatisfaisant si le véhicule roulait sur l’autoroute.
  • Le problème est donc que si le contexte évolue, le tableau de bord et ses KPI deviennent… inefficaces.

Deuxième approche pour une KPI qui partage l’information : le « Effective Insights Only»

 

L’alternative à cette approche est le « Effective Insights Only», démarche centrée sur la prise de décisions actionnables et informées.

On considère dans cette approche que l’on ne peut pas décider d'insights différenciants sans tenir compte de la collecte et de la structuration des données, qui deviennent une étape cruciale dans la construction de dashboards et reportings actionnables.

  • En effet, les insights différenciants sont ceux qui permettent de faire un saut de connaissance et de mieux décider.
  • Encore ne faut-il pas avoir d’apriori sur ce qui est susceptible de favoriser ce saut.

Intégrer la collecte et la structuration de données dans la démarche permet d’identifier des insights nouveaux, jusque-là invisibles, les soumettre aux utilisateurs, et construire des reportings et dashboards engageants qui présentent des informations plus actionnables que jamais.

 

A travers les cinq articles de cette série vous disposez à présent d’éléments tangibles pour évaluer des KPI et mieux piloter la construction d’un tableau de bord ou d’un rapport. Vos attentes étant à présent bien définies, vous voilà prêt à considérer différentes solutions pour générer des Dashboards et Reportings qui présentent des KPI réellement actionnables!

 Datavisualisation avec Reeport

Écrit par Tomasz Stachorko le 3 August 2018.

A propos de l'auteur

Dataviz, KPI, Dashboards, ... Aucun autre animal n'a été maltraité ou blessé durant la rédaction de mes articles.

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