Nous avons lancé une série de cinq articles pour définir avec précision les caractéristiques d’une KPI efficace, avec pour ambition de partager notre propre expérience établie sur un nombre considérable de cas clients.

A ce stade nous avons compris pourquoi une KPI efficace est associée à un objectif clairement défini. Nous avons également vu que la dimension incitative de la KPI au sein de l'organisation est essentielle.

Dans l’article précédent nous avons vu qu’une KPI est efficace si elle est considérée légitime par tous. Construire cette légitimité nécessitera cependant de faire un choix entre des KPI faciles à construire, mais qui ne donnent pas une vision complète des performances de l’activité, ou des KPI exhaustives mais qui impliquent d’automatiser la collecte et le traitement des données.

Avant d'aborder le rôle essentiel que doit jouer la KPI dans le partage de l'information au sein de l'entreprise, nous vous proposons dans ce quatrième article de nous intéresser à au rôle qu’occupe la mise à jour de l’information dans l’efficacité des KPI.

 

kpi en temps réel

 

Pourquoi une KPI devrait-elle être alimentée en temps réel?

La rapidité est souvent essentielle au succès : pour piloter, l'information essentielle doit être disponible lorsque la décision est encore possible.

A contrario, un rythme de publication de tableaux de bord ou de rapports à échéances fixes permettra certes le constat mais réduira la rapidité de la réaction.

Bien entendu la réactivité est largement favorisée par des outils dédiés à l’analyse de données et l'information en temps réel. Cependant il est quelquefois intéressant de comparer le coût de l'infrastructure nécessaire à l'obtention des informations en temps réel avec l'apport concret au processus de décision.

Très clairement c’est la question du coût d'obtention de l'information qui doit être ici considérée.

Notez cependant que sans une information en temps réel vous risquez de devoir fréquemment vous appuyer sur votre intuition.

En effet, il n'est pas toujours possible d'attendre des résultats complets et exhaustifs pour décider en connaissance de cause et dans ces situations vos actions ne pourront s’appuyer que sur votre expérience et votre flair.

Avec une promesse d’analyses et d’informations actionnables qui sont disponibles à chaque instant, la Business Intelligence en temps réel est donc bien séduisante.

A ceci près que la BI en temps réel... n'est pas exactement en temps réel...

 

Pourquoi une KPI n'est jamais vraiment alimentée en temps réel?

Une des principales difficultés de la mesure des performances est de parvenir à traiter avec discernement de très grandes quantités d’informations. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de choisir des KPI fortement liées aux objectifs à atteindre et qui entraînent des actions clairement identifiées.

Mais cette grande quantité d’information soulève aussi un autre problème de fond : le temps nécessaire à son traitement, son analyse, et la distribution des informations obtenues.

Dans le traitement de ces volumes de données c’est en fait la période prise en compte qui a le plus d’incidence sur le temps de calcul : plus cette période est grande (l’année par exemple), plus la requête sera de grande ampleur.

 

Ainsi, la Business Intelligence en temps réel concerne en réalité les suivis opérationnels comme l’évolution des ventes ou l’état des stocks.

Les suivis macros, qui portent sur des périodes plus longues et pour lesquels il est nécessaire de consolider de grands volumes de données depuis des data sources très hétérogènes s’appuieront, quant à eux, sur une BI classique.

 

Pour aller plus loin, même dans un contexte de pilotage opérationnel, la BI en temps réel n’est pas strictement en temps réel.

 

Tout d’abord elle serait au mieux une BI « à la minute » car un traitement des données reste nécessaire. Mais surtout il est indispensable de bien distinguer temps de traitement, temps d’analyse et temps de décision.

Si les performances de traitement de la Business Intelligence permettent aujourd’hui un suivi opérationnel « à la minute », le facteur humain continue à impacter le temps de réaction aux informations présentées ... avant d’agir il faut bien évidemment lire, comprendre et décider.

Alors une KPI qui délivre une information en temps réel c’est quoi au juste ?

C’est une KPI qui permet de réduire le temps de décision et qui fait tendre vers un gain de réactivité significatif. En effet, associer une KPI à des données disponibles en temps réel ne suffit pas en soit. Il faut surtout que ces KPI soient pensées pour être les plus lisibles possibles et le plus possible orientées vers l’action afin de faciliter la réaction du lecteur.

 

Dans le prochain - et dernier - article de cette série nous nous pencherons sur le rôle de la KPI dans le partage de l’information car une KPI, aussi pertinente soit-elle, n’aura d’impact que si elle est vue et traitée.

 Datavisualisation avec Reeport

Écrit par Tomasz Stachorko le 3 August 2018.

A propos de l'auteur

Dataviz, KPI, Dashboards, ... Aucun autre animal n'a été maltraité ou blessé durant la rédaction de mes articles.

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